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Anleitung Buchungssystem ASN Tennis

Über das System

Das ep-3 Buchungssystem ist eine Open Source Webanwendung welche es Benutzern
ermöglicht, freie Plätze einer Anlage oder Einrichtung ganz einfach online über einen
Kalender zu buchen.

Das System kann dazu verwendet werden,
wenn Besucher/Benutzer/Kunden getrennte Tennis Plätze zeitlich blockweise buchen
können sollen.
Das Wort Benutzer bezeichnet im Folgenden Anwender, die nach Registrierung oder
Anmeldung Plätze buchen können. Das Wort Besucher soll abgrenzend für einen nicht
angemeldeten, z.B. erstmaligen, Zugriff stehen.
Überblick
Zentrales Element ist der große und übersichtliche Kalender, welcher die buchbaren Plätze
und Zeitblöcke darstellt.
Der Kalender

• gibt Auskunft über die vorhandenen Plätze,

• deren Öffnungszeiten,

• Verfügbarkeiten.

• Er ermöglicht es Besuchern, Status und Informationen von Plätzen abzurufen.

• Er ermöglicht es Benutzern, Plätze zu buchen und zu stornieren.

Die Interaktionen mit dem Kalender lassen sich durch einfaches und intuitives Anklicken der
gewünschten Zeitblöcke durchführen.

Um den Kalender herum gibt es einige unterstützende Seiten wie z.B. die selbst gestaltbaren
Info- und Hilfeseiten, die Registrierung, Anmeldung und Passwort-Vergessen-Seite.
Kalender
Der Kalender ist die wichtigste und erste Seite des Frontends.
Der Kalender zeigt übersichtlich alle Plätze, deren Öffnungszeiten und (anonymisierte)
Belegungen pro Tag an. Die einzelnen Felder können für weitere Interaktionen direkt
angeklickt werden. Felder der Vergangenheit können nicht mehr angeklickt oder auf
Buchungen geprüft werden und werden allesamt als vorbei gekennzeichnet.

Uhrzeiten
Die linke Spalte gibt die Uhrzeiten an. Der Zeitumfang ergibt sich aus den Öffnungszeiten des
frühesten bzw. spätesten Platzes. Das Zeitintervall ergibt sich aus dem kleinsten Zeitblock
aller Plätze.
Öffnet ein Platz früher als andere, so werden die noch nicht freigegebenen Plätze in dieser
Zeit automatisch als geschlossen markiert und können nicht angeklickt bzw. gebucht werden.
Wenn die Zeitblöcke sehr groß gewählt werden (z.B. halbtäglich), wechselt das Layout des
Kalenders automatisch und die Platzzeile wird mit der Zeitspalte getauscht.


Datum
Mit den links über dem Kalender platzierten Schaltflächen lässt sich das aktuell angezeigte
Datum des Kalenders anpassen.
Mit den Pfeilen wird jeweils ein Tag vor bzw. zurück gesprungen. Alternativ kann man das
Datum direkt in das Eingabefeld eintippen und mit der Eingabetaste bestätigen. Beim
Anklicken des Eingabefeldes öffnet sich außerdem ein Auswahlfenster für das Datum.
Der Kalender merkt sich das ausgewählte Datum und zeigt es bei Rückkehr automatisch an -
allerdings nur bis der Webbrowser geschlossen wird.

Mobile Darstellung
Der Kalender ist responsive, d.h. er passt sich bei modernen Webbrowsern der aktuellen
Bildschirmgröße automatisch und flexibel an. Dafür fallen bei geringer werdender
Bildschirmgröße von rechts sukzessive Tage weg, bis (z.B. auf Smartphones) nur noch ein
Tag dargestellt wird.

Plätze
Beim Anklicken eines Feldes im Kalender öffnet sich ein Fenster mit den
Interaktionsmöglichkeiten des betroffenen Platzes zur gewählten Uhrzeit.
Normalerweise öffnet sich das Fenster direkt in dem Kalender und kann mit einem Klick
außerhalb wieder geschlossen werden. Für Webbrowser ohne JavaScript-Unterstützung, oder
falls man den Link explizit in einem neuem Tab öffnet, bekommt man eine neue Seite mit den
Interaktionsmöglichkeiten zu sehen.



Für Besucher
Als nicht angemeldeter Besucher enthält das Fenster (je nach Platzeinstellungen) z.B.

• (Selbst gestaltbare) Platzinformationen (über und/oder unter den Platzdaten)

• Platzname, Uhrzeit und Datum der Auswahl

• Informationen, ob dieser Platz noch frei oder belegt ist

• Falls Mehrfachbuchungen erlaubt sind, wieviele Spieler/Kunden noch hinein

• passen

Für Benutzer
Für angemeldete Benutzer, also Mitglieder oder Kunden Ihrer Einrichtung, bietet das Fenster
die Buchung an.
Sofern der Platz Buchungen erlaubt, die länger als der angeklickte Zeitblock sind, darf der
Benutzer hier noch den gewünschten Zeitraum auswählen. Sind sogar mehrtätige Buchungen
gestattet, werden kombinierte Eingabefelder für Datum- und Uhrzeit angezeigt.
Nach Auswahl eines neuen Zeitraumes wird dieser erneut auf Gültigkeit geprüft (bspw. ob er
noch frei ist). Dies geschieht entweder automatisch (sofern nur die Uhrzeit geändert wurde)
oder manuell (sofern Datum und Uhrzeit geändert wurden) und äußert sich in einem Neuladen
des Fensters.
Möchte ein Benutzer einen (freien) Platz buchen, bekommt er nach dem Klick auf Jetzt
buchen im nächsten Schritt die Möglichkeit, die Buchung weiter zu individualisieren. Hierzu
kann er ggf. Anzahl der Spieler wählen (sofern es der Platz unterstützt) und zusätzliche
Produkte und Dienstleistungen auswählen.
Sofern man für den gewählten Platz weder Spieleranzahl noch zusätzliche Produkte
auswählen kann, wird man gleich zur Bestätigung weitergeleitet.
Im nächsten und letzten Schritt bekommt man eine Übersicht über die gewählte Platzbuchung,
gewählte Produkte und dessen Einzel- und Gesamtkosten. Diese Übersicht entfällt, wenn es
weder Platzkosten noch Produkte gibt.
Sofern eingestellt, werden hier außerdem die Platzregeln als Text und/oder PDF-Dokument
zum Akzeptieren angezeigt.
Akzeptiert man die Platzregeln und klickt weiter, ist die Buchung durchgeführt.
Der Platz wird dann am entsprechenden Tag zur entsprechenden Uhrzeit belegt und die
Buchung erscheint auf der Seite Meine Buchungen sowie im Kalender. Hat es der Benutzer in
seinen Einstellungen (Meine Daten) ausgewählt, bekommt er zudem eine kurze Bestätigung
per E-Mail.
Sofern es der Platz erlaubt und die Frist nicht abgelaufen ist, kann die Buchung über den
Kalender (Klick auf das Feld) oder über Meine Buchungen wieder storniert werden.


Registrierung
Über die Registrierung kann man sich ein neues Benutzerkonto erstellen, mit welchem man
sich fortan anmelden und Plätze buchen kann.
Bei der Registrierung gibt man einerseits die Zugangsdaten an, die man später zum Anmelden
benutzt (also E-Mail Adresse und Passwort) und andererseits einige personenbezogene Daten
wie Name.
Das Passwort wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
Neben der Registrierung als Einzelperson kann man sich auch als Familie oder Firma
eintragen. Dann wechselt das kombinierte Vorname/Nachname-Feld automatisch in ein reines
Namens-Feld und die optionale Geburtstags-Eingabe entfällt.
AGB und Datenschutzerklärung
Wenn im Backend die AGB und/oder Datenschutzerklärung Ihres Vereins oder
Unternehmens hochgeladen wurde, erscheinen über dem Registrierung abschließen-Knopf
noch die üblichen Checkboxen zum Akezptieren. Ansonsten wird ein neutraler Hinweis auf
vertrauensvollen und verantwortungsbewussten Umgang mit den persönlichen Daten
angezeigt.
Die AGB- und Datenschutzdokumente müssen immer als PDF-Datei hochgeladen werden.
Aktivierung
Nach der Registrierung muss das Benutzerkonto noch aktiviert werden. Das entspricht in etwa
einer Prüfung, ob das neue Benutzerkonto zugelassen werden soll. Hierbei können Sie über
die Verwaltung des Buchungssystems zwischen folgenden Prozessen wählen:
 Manuell mit E-Mail Benachrichtung: Hierbei erhalten Sie bei neuen
Registrierungen eine E-Mail und können/müssen den entsprechenden Benutzer dann
manuell über das System freischalten.



Anmeldung
Registrierte oder manuell angelegte Benutzer/Kunden können sich über die Anmeldung
jederzeit in das System einloggen um Plätze zu buchen, Buchungen zu stornieren, die eigenen
Daten zu pflegen oder ihre letzten Buchungen nachzusehen.
Die Anmeldung erfolgt entweder über die Anmeldezeile, welche sich rechts über dem
Kalender befindet, oder über die Anmeldeseite, welche man auf verschiedenen Wegen
erreichen kann.

Erfolgreiche Anmeldung
Sind E-Mail Adresse und Passwort korrekt, wird man auf den Kalender zurückgeleitet und
bekommt eine kurze Erfolgsmeldung angezeigt.
Fehlgeschlagene Anmeldung
Sind E-Mail Adresse und/oder Passwort ungültig, wird eine entsprechende Fehlermeldung
angezeigt. Aus Sicherheitsgründen gibt die Meldung keinen Aufschluss über die genaue
Fehlerursache.
Ist das betroffene Benutzerkonto nicht aktiviert oder gar gesperrt, wird man aber darauf
hingewiesen.
Um das Erraten des Passwortes mittels Durchprobieren zu verhindern, sind nur eine begrenzte
Anzahl an fehlgeschlagenen Versuchen erlaubt. Anschließend wird die Anmeldung für dieses
Benutzerkonto für eine Weile komplett gesperrt.
Passwort vergessen?
Wenn man sein Passwort vergessen hat, kann man eine Änderung beantragen.
Dazu gibt es auf der Anmeldeseite einen Link Passwort vergessen?, welcher auf die
entsprechende Seite führt.
Dort muss man nur die E-Mail Adresse des Benutzerkontos eingeben und bestätigen.
Daraufhin sollte man vom System eine E-Mail an die oben genannte E-Mail Adresse erhalten,
welche einen Link enthält. Über diesen Link kann man nun ein neues Passwort für sein
Benutzerkonto festlegen.
Nachdem ein neues Passwort vergeben wurde, ist der Link aus der E-Mail nicht mehr gültig
und kann nicht erneut verwendet werden.
Da Passwörter einweg-verschlüsselt werden, kann man sie nur überschreiben, i.d.R. aber nicht
mehr herausfinden. Das gilt auch für die Verwaltung